Leltártrükkök – lopják a készleteket, de mégis stimmel a leltár?

A vonatkozó nemzetközi kutatások szerint az érintett vállalatok az árbevételük 5%-ra rúgó veszteséget szenvednek el a belső visszaélések, vagyis a munkatársak által elkövetett lopások, csalások, sikkasztások és hasonló kihágások következtében. Ennek legkézenfekvőbb – bár nem mindig a legnagyobb kárt okozó – módja a készletek eltulajdonítása.

A leltár az egyik legfontosabb kontroll pont a készletgazdálkodásban. Ha ez nagyjából rendben van és nincs különösebb hiány, a legtöbb cégvezető meg is nyugtatja magát, hogy ezek szerint nincs biztonsági probléma a cégnél, nem dézsmálja senki a cég vagyonát.

Nem is tévedhetnének nagyobbat. Ebben a cikkben arra mutatunk néhány példát, hogy a legtöbb gyártó vagy nagykereskedelmi cégnél milyen gyenge pontjai vannak a szokásos leltár folyamatnak, hogyan lehet átverni a leltározási rendszert és eltüntetni a valós készlethiányt.

Amikor duplán számolnak

A készlethiány tudatos „eltüntetésének” egyik legelterjedtebb módja, ha ugyanazt a tényleges készletet, vagy legalábbis egy részét kétszer számolják meg. A sztori ilyenkor az szokott lenni, hogy „találtak még belőle” az üzemben, egy másik raktárban, az udvaron stb. Ehhez esetenként tényleges anyagmozgatás is történik, ezért fontos, hogy a leltár idejére lehetőleg minden készletmozgás, anyagmozgatás legyen megtiltva. Annak érdekében, hogy ennek betartása garantálható legyen, célszerű azt is előírni, hogy a leltárt végzőkön kívül más ne tartózkodjon a telephelyen, vagy legalábbis azokon területeken, ahogy a cikkek megfordulhatnak. Mindezt érdemes azzal is kiegészíteni, hogy a tényleges és felügyelt leltározási műszakon kívül a leltárban egyébként részt vevők se maradjanak a telephelyen.

Ha leltárt papíron veszik fel, akkor az íveket is célszerű elzárva tartani és csak a tényleges számolás és rögzítés idejére a munkatársaknak kiadni. A napokig a raktár különböző pontjain feltűnő és követhetetlen kezekben megforduló leltárívek hitelessége kérdéses lehet.

Biztos, hogy az kerül be a rendszerbe, ami az íven van?

A leltározás következő neuralgikus pontja az ívekre kézzel felírt mennyiségek rögzítése a raktár rendszer vagy modul leltár funkciójába. A visszaélések kockázatát első lépésben azzal lehet csökkenteni, ha itt is alkalmazzuk a szerepkörök szétválasztásának elvét, vagyis ne azok vigyék be az adatokat az ívekről, akik a számolásban részt vettek. A feladatok megosztása akár minden évben sorsolással is történhet: ki jön számolni, ki jön rögzíteni.

A leltár adatok rögzítésénél is fontos kontroll a négy szem elv, tehát hogy jóváhagyás előtt egy másiik (nem a rögzítést végző) kolléga ellenőrizze a bevitt adatok helyességét. Ha sok adatot kell gyorsan, időnyomás alatt rögzíteni, akkor szándékosság nélkül is könnyű hibázni. (Az egyik leggyakoribb adatrögzítési hiba a számjegyek felcserélése.)

A számítógépes rendszerbe történő rögzítésnél a másik kritikus, de a legtöbb esetben teljesen figyelmen kívül hagyott szempont, hogy csak az kerüljön be a rendszerbe, amiről készült leltárfelvételi ív. Mert a pontos leltárhoz nem elég, ha az íven szereplő számok pontosan lesznek berögzítve, az is fontos, hogy – akármilyen ürüggyel – ne lehessen további mennyiségeket berögzíteni. A teljes leltár mennyiségi jóváhagyása előtt nem csak az ív alapján érdemes ellenőrizni a bevitt adatokat, hanem fordítva is: csak azt vitték be a rendszerbe, amit az íveken szerepel.

Ha maga a leltár felvétele valamilyen IT eszköz segítségével történik (vonalkód, tablet), akkor a gyenge pont az rögzített adatok utaztatása, vagyis hogy kinek a kezén mehet át maga a rögzített adatokat tartalmazó állomány, mire bekerül a raktár/készlet modulba. Tehát önmagában az, hogy nem kézzel, leltári ívre történik az adatfelvétel, még nem garancia arra, hogy az adatok érintetlenül érkeznek meg a központi rendszerbe. Az utólagos manuális rögzítés („Ebből találtunk még, Főnök!”) ebben az esetben is előfordulhat.

Miről árulkodik a raktár vagy készlet modul?

A leltár jóváhagyása előtt, illetve röviddel utána érdemes egy pillatást vetni a raktár/készlet modulra, a változatlannak hitt paraméterekre és a raktári mozgásokra.

Amit érdemes keresni: furcsa tranzakciók a leltár előtti és utáni időszakban, amelyekkel a nyilvántartás szerinti készletet a leltár idejére a valódihoz lehet igazítani, majd visszakorrigálni: fiktív beszállítás, selejtezés, áttárolás, visszáru stb.

Leltártól függetlenül is, de ebben az időszakban különösen érdemes feltenni az olyan, elsőre abszurdnak tűnő kérdéseket, hogy például egy fiktív raktár vagy telephely létezése honnan derülne ki? Olyan raktárról vagy telephelyről van szó, amely a valóságban nem létezik, csak a rendszerben. Hogy a cégvezető tudomása szerint kinek lenne jogosultsága egy ilyet létrehozni, arra ilyenkor nem érdemes hagyatkozni: meg kell nézni a rendszerben. Az ilyen fiktív raktárak, telephelyek kiváló lehetőséget adnak arra, hogy a cégből ellopott készletet a leltározás folyamat közben ott felleljék, és akár a teljes leltározási folyamatot megkerülve – hiszen a „II-es raktár” létezésével senki sem számol – a hiányzó mennyiségeket ott szerepeltessék.

A leltáron túl

A vállalati belső visszaélések megelőzésének és korai felderítésének három kulcs tényezője van. Kiindulásképpen fontos annak megértése, hogy egyébként rendes, becsületes emberek időnként kerülhetnek olyan helyzetbe – legalábbis ezt így élik meg –, ami nyomasztó anyagi igényként nehezedik rájuk. Ha ennek megoldására könnyű lehetőséget lát a megtévelyedett dolgozó azért, mert a céges kontrollok lehetővé teszik a vállalat kárára történő anyagi haszonszerzést, akkor már csak egy jó indokot (önigazolást) kell találnia magának a lopáshoz.

Az első kulcs tényező ezért a visszaélési lehetőségek szisztematikus feltárása, a kockázatok felmérése és csökkentése, egy átfogó visszaélésmegelőzési program működtetése. Ezzel a kínálkozó lehetőségeket lehet észszerűen leszűkíteni annyira, hogy sokat ne lehessen lopni, de keveset se legyen érdemes (mert úgyis hamar kiderül).

A második kulcs tényező egy olyan nyílt, normakövető cégkultúra kialakítása, amelybe sem a külső, sem a belső visszaélések nem férnek bele. A tisztán (nem zsebbe) adott fizetés, a közterhek és a szállítók pontos fizetése ugyanúgy része ennek, mint a belső szabályok betartása és a munkavállalókkal szembeni tisztességes bánásmód. Amelyik cégben ez megvalósul, ott a potenciális elkövető számára sokkal nehezebb a visszaélés elkövetéséhez szükséges önigazolás, racionalizálás – ezért inkább letesz tervéről, mert nem tudja meggyőzni magát erkölcsi igazáról.

A harmadik kulcs tényező pedig az, hogy a cég legyen felkészülve jogilag is egyrészt a visszaélések megelőzéséhez és felderítéséhez esetlegesen szükséges ellenőrzések jogszerűségére, másrészt egy feltárt visszaélést képes legyen ne csak szakszerűen és eredményesen, de jogszerűen és tisztességesen is kivizsgálni.